7、如何观看节目?
观看文艺节目,一般以第七、八排座位为最佳。观看电影则是第十五排前后为好。专场演出要把贵宾席留给主人和主要客人,其他客人可排座位,也可自由出入。
如举办舞会,时间掌握在2小时,即尽量在晚上8:00—10:00。参加舞会的男女人数要相当。注意歌舞相间。男士要主动请女性跳舞,女性可以婉拒;女士请男士跳舞,男士不可拒绝。舞会快结束时,结尾曲要能让来宾感到舞会快要结束了。
8、如何参观游览?
一是项目选定。结合来访目的、客人意愿和兴趣、来宾是否参观过进行安排。
二是安排布置。项目确定之后,应做出详细计划,先看什么、后看什么,在哪儿停车、在哪儿介绍、在哪儿上卫生间、在哪儿上车,以及中间如何引导、如何衔接、由何人介绍情况,等等,都要向接待单位交待得清清楚楚。
对于大型的、重要的、复杂的参观活动,要特别注意以下几点:精心选择参观点;反复预看路线,计算好途中使用时间、参观使用时间和介绍使用时间,确保用最少的时间,看最多的参观点;确定好联系人、联系电话以及介绍人;安排好沿途解说人和解说词;十分关注参观过程,及时发现并解决问题;适时根据临时突然变化,做好适应性调整。
9、如何签约?
一般在签字厅内设置长方桌一张,作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢,桌后放两把椅子,为双方签字人的座位,主左客右。座位前摆的是各自保存的文本,上端分别放置签字文具,如是与外方签字,桌子中间还要摆一旗架,分别悬挂签字国的国旗。
双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时,其他人员分主客各一方按身份顺序排列于各自的签字人员座位之后。双方助签人员分别站在各自签字人员的外侧,协助翻揭文本,指明签字处。在主方保存的文本上签毕后,由助签人员互相传递文本,再在对方保存的文本上签字,然后由双方签字人员交换文本,相互握手。有时签字后,备有香槟或红酒,共同举杯庆贺。
10、如何保持良好的仪表形象?
这是做好接待工作的基础和开始,也是涉及到个人乃至一个单位、一个国家形象的事情。
一是精神要饱满自然,态度要和蔼端庄。面、手、衣、履要洁净。说话客气,注意身份。在公共场所应保持安静,遵守秩序,不打搅、影响别人。遵时守约。
二是多用礼貌有语。如您好、请、谢谢、对不起,再见。
三是尊重隐私。与人交往时做到五不问,即不问年龄、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址。但日常交往中,有的人最喜欢问的却是这些问题。这是要引起注意的。
四是体现女士第一。即时时处处做到女士优先、保护女士。男女同行时,男士应走靠外的一侧,不能并行时,男士应让女士先行一步。在开门、下车、上楼或进入无人领路的场所、遇到障碍和危险时,男士应走在女士前面,为女士服务。就餐时,进入餐厅入座的顺序是,服务员引导,女士随后,男士“压阵”。
五是着装要得体。着装要体现整体性、个性、和谐性。男士衣着的颜色不能超过3色,否则就会显得杂乱,不够庄重。袜子一般应穿与裤子、鞋子同类颜色或较深色的颜色。通常情况下男士均穿便服,便服包括外衣、夹克、衬衣、T恤衫和各式西装。但出席正式、隆重、严肃的会议或特别意义的典礼,则应穿深色西装或礼服。
这里要提醒一下穿西装的注意事项:
西装袖子长度以达到手腕为宜,西装衬衫的袖长应比西装袖子长出1-2厘米。凡是正式场合,穿西装都要系领带,西装要系扣。衬衫和领带要精心选择,衬衫的领子要挺括,领带颜色要与衣服、场合协调和谐,不能太随意。系领带时,衬衫的第一个纽扣要系好。衬衫的下摆要放在裤子里。衬衫里面一般不要穿棉衣,天冷时,衬衫外面可穿一件羊毛衫。穿着羊毛衫时,领带应放在羊毛衫内。穿西装一定要穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮,不能蒙满灰尘。西装在日常穿着时可以敞开,也可以扣上第一粒纽扣。西装的衣袋和裤袋里,不宜放太多的东西,以勉显得鼓鼓囊囊。穿西装不扎领带时,衬衫的第一粒纽扣不要扣上。
【打领带注意事项】:
系领带不宜过长或过短,领带一般在第四、五个纽扣之间。站立时其下端触及腰带为宜。如内穿背心时,领带要放在背心内,领带夹也不要露出背心。生活中有的人把领带夹夹在衬衣的第二个纽扣处,显得十分显眼、难看。在宴会等喜庆的场合,领带颜色可鲜艳一些;参加吊唁活动,一般系黑色或其它素色领带。在日常生活中,只穿衬衣(包括短衬衣)也可系领带,但衬衣下边要放在裤子里。穿茄克衫等翻领衣服,内穿衬衫时,也可系领带。小脸型、高身材的人不要打太窄的领带,胖者不要打太宽的领带。 六是餐饮要规范。要坐得端正,双腿靠拢,两足平放。双手和手肘部要离开桌子,不要放在、扒在桌上。主人示意开始时,客人才能开始。进餐时要细嚼慢咽,不要发出大的声响,如喝汤时“咕噜咕噜”,吃菜时嘴里“叭叭”作响,都是不文雅的表现。若控制不住要打喷嚏或咳嗽时,要用手帕捂住口鼻,低头转向一旁,尽量避免发出声响。敬酒时,上身挺直,双腿站稳。劝酒要适可而止,切忌饮酒过量,以控制在本人酒量的三分之一为宜。
用筷子时,一旦夹上食物,应立即放入口中,不要停留时间过长。夹菜时,筷子不要在盘子里乱搅,也不要把筷子伸到太远的菜盘里。若偶尔掉下一些菜到菜外,也不可重新放回盘内。扒在桌子上就着碗吃是被禁止的。(西餐时,左手持叉,右手持刀。上一道菜,使用相对应的餐具。如临时离座,刀叉在盘内摆成“八”字形,表示尚未用完。如用餐完毕,则将刀叉并排横斜放在盘内,柄朝右。)
自助餐时,要按顺序自动取食,不要抢先;取食后可换适当位置坐下慢慢进食;第一次取食不必太多,若需添食,可再次或多次去取;所取食物最好吃完,不要剩余,以免造成浪费。
【二、关于会务工作】
1、如何制发会议通知?
通知发出后,一定要确认参会人员有没有接到通知,参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员,一定要核实到人,是不是本人参加,以便正确摆放席卡。
2、如何选定会场?
主要按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实惠来选定。
3、如何确定会标、回头标和宣传标语?
会标可以根据会议通知来确定。回头标和宣传标语,要紧扣会议主题,富有号召性、鼓动性。
4、如何排列席卡?
主席台的排列。当主席台人数较多时,可设立1排以上的主席台,领导分排就座。以面向台下来看,当主席台人数为单数时,1号人员居中,2号人员在1号人员左手位置,3号人员在1号人员右手位置,以此类推。当主席台人数为双数时,1号人员在中心点偏右的位置,2号人员在中心点偏左的位置,即1号、2号人员之间的中心点即为主席台的中心点,3号人员在1号人员右手位置,4号人员在2号人员左手位置,以此类推。
有发言的要准备“发言席”席卡,会前摆放到位。发言前5分钟,要请发言人员到达主席台后面靠近发言台的一侧,准备发言,发言后回到自己的座位上。
【如图】:
5、如何保证话筒和音响良好?
选择好的话筒。反复查看检修,确保稳定运行。会议开始前10分钟还要最后检查一次话筒,确保使用良好。
6、如何发奖?
将领奖人员安排靠前相对集中就座,便于组织领奖。
对礼仪小姐进行彩排。礼仪小姐从主席台一侧手捧奖品依次上台,前后两人距离相等,走到第一排主席台前,先自然转向台下,展示奖品,然后,转向主席台,将奖品交给发奖领导,自然转身,从另一侧离开主席台。
对领奖人员进行彩排。确定每批领奖人数。按照主席台上第一排所坐发奖领导的人数,确定每批上台领奖的人数,要注意领奖人数一般不要超过发奖领导人数,尽量避免一位领导同时颁发1个以上奖项,减少失误的可能。
将发奖人姓名与领奖人姓名一一对应排列打印,发到每一位领奖人员手中,让其记住自己走到哪位领导面前领奖。
正式上台领奖前,由礼仪小姐引导领奖人员走上主席台,走到对应的发奖领导面前后,所有领奖人先转向台下,约停顿5秒钟,然后向后转向主席台,面带微笑从对应的领导手中领奖,领奖后,再次向后转向台下,约停顿8秒钟,展示奖品,让摄影摄像记者摄影摄像。最后,从另一侧回到座位上。
7、如何签订责任状?
将签状人员安排靠前相对集中就座,便于组织签状。
准备责任状、签状桌椅、“签状席”卡、签字笔。安排抬签状桌的人员,并要统一服装。礼仪小姐要训练有素。参加签状人员要事先通知。签奖时乐曲配套,音量适中。事前要多次彩排。
8、如何做好会议的后勤保障(主要是车辆、秩序、电力)?
调配会议所需车辆,特别是接送参加会议领导的车辆,要座位充足,车内整洁,并准备1台备用车辆。要有工作人员现场服务。
安排人员维持会场内外秩序,保证车辆停放有序,环境安静。开会之前要检查会场内外,开会时也要关注会场内外,以便及时处置突发情况。
准备电力保障车,并有专业人员跟踪服务,确保停电之后立即供电。
9、如何做好节俭工作?
遵循必要、简单、方便的原则。
一是会场大小适中、设施设备够用,不要过份追求高档豪华。会场距离较近,方便多数人来往。
二是场内布置都有必要性,以烘托气氛,不能太复杂、太花哨。
三是会议材料要尽量减少。
四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通标准间。
五是车辆以自接为主,以借为主,尽量不租用。 (洪紫龙转)